Rekisterin nimi Myyntihai Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri
Rekisterin ja henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus ja oikeusperuste Rekisteri on asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri. Henkilötietoja käsitellään yhteydenottojen, asiakasviestinnän, laskutuksen, perinnän, Myyntihai Oy:n järjestämien koulutusten, asioinnin, asiakas- ja palautekyselyiden, palveluiden toteuttamisen, kehittämisen, markkinoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä. Rekisterin tietoja voidaan käyttää myös markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisen uutiskirjeen lähettämisen ja tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä. Asiakkuuden tai asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen rekisteröidyn lain sallimia henkilötietoja voidaan edelleen käyttää suoramarkkinointiin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti, ellei rekisteröity ole sitä kieltänyt.
Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön yhteyshenkilöt, rekisterinpitäjään yhteydessä olleet henkilöt, koulutus- ja kurssitapahtumien sekä asiakastilaisuuksien osallistujat tai markkinointiluvan antaneet sekä markkinointiviestinnän kohteena olevien yritysten / yhteisöjen palveluksessa olevat nimetyt henkilöt, jotka työtehtävänsä vuoksi saavat Myyntihai Oy:n markkinointiin liittyvää viestintää. Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja: a) rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen työnantajayhteisön perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) sekä yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot. b) rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaustiedot, tiedot tapaamisista, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja palveluun liittyvät tiedot. c) rekisterinpitäjän yhteistyökumppaniensa kanssa järjestämien koulutustilaisuuksien ja muiden tapahtumien ja tuotteiden ja palveluiden tekniseen toteuttamiseen ja markkinointiin tarvittavia tietoja, käyttöön liittyvät rekisteröityneen tiedot, kuten etu- ja sukunimi, osoitetiedot, yhteystiedot, asema, työnantaja, sovelluksen ja siihen sisältyvien eri toimintojen käyttämisen välityksellä saatavat tiedot, kuten sijaintitiedot ja tiedot, jotka käyttäjä on antanut sovelluksessa. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan saattavat sisältää mm. seuraavia tietoja: sähköposti, puhelinnumero, osoite, syntymäaika tai henkilötunnus, allergia- ja erikoisruokavaliotiedot ja tietyn yhteisön / yhdistyksen jäsenyys. Viime mainittu voi liittyä esimerkiksi tapahtuman hinnasta myönnettävään alennukseen. Yhteistyökumppaneita ovat esim. 1) Scanoffice Oy (www.scanoffice.fi), maahantuoja 2) Easoft ERP Oy (www.easoft.fi), järjestelmätoimittaja
Säännönmukaiset tietolähteet Asiakkaan ilmoittamat tiedot, Myyntihai Oy:n asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokanta, verkkosivustojen, mahdollisten uutiskirjeiden käyttö- ja asiointitiedot, mainoslehdet sekä muut aikakauslehdet sekä vastaavat muut julkiset tietolähteet, yhteistyökumppanit, sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavat 3 yritykset, yhteisöt ja viranomaiset. Rekisteröidyn antama tieto tiettyyn yhteisöön tai yhdistykseen kuulumisesta voidaan tarkistaa ulkopuoliselta yhteistyökumppanilta.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset Rekisteritietoja voidaan jakaa Myyntihai Oy:n sisällä, sekä Myyntihai Oy:n palveluja ja tuotteita jälleenmyyvien tahojen tai alihankkijoiden kanssa sekä sellaisten yhteistyökumppanien kanssa, joiden kanssa koulutus- tms. tapahtumia järjestetään yhteistyössä. Tietoja on asiayhteyden vuoksi välttämätöntä luovuttaa käsiteltäväksi myös tilitoimistolle, asiakasrekisteri- ja laskutuspalveluja ja tapahtumailmoittautumispalveluja Myyntihai Oy:lle tarjoaville alihankkijoille. Tällöin tietosuojalainsäädännön vaatimuksista huolehditaan sopimuslausekkein kunkin rekisteritietoja käsittelevän alihankkijan ja yhteistyökumppanin kanssa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle Jos tietoja perustellun syyn vuoksi – esimerkiksi palvelun teknisen toteuttamisen mahdollistamiseksi – siirretään tai luovutetaan EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, rekisterinpitäjä huolehtii sopimusjärjestelyin riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilyttäminen Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty turvatoimien sekä pääsykoodien avulla, jotka ovat vain Myyntihai Oy:n ja sen käyttämän IT-tukihenkilön ja hänen varahenkilön tiedossa. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvaton pääsy estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso tarkistetaan säännöllisin väliajoin. Sikäli kun rekisterin tietoja säilytetään paperitulosteina, niitä säilytetään lukituissa kaapeissa Myyntihai Oy:n toimitiloissa. Siltä osin, kun rekisterin tietoja on muun tahon (kuten alihankkijan) hallussa, Myyntihai Oy varmistaa tietojen suojaustason ja turvatoimet lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Asiakasrekisterissä olevat henkilötiedot poistetaan viimeistään, kun tiettyyn asiakassuhteeseen tai palveluun liittyvä mahdollinen 4 kanne-, reklamaatio- tms. aika on kulunut loppuun. Markkinointitoimenpiteisiin käytettävä tieto poistetaan, kun se on todettu vanhentuneeksi tai rekisteröityä tavoittamattomaksi. Kuitenkin kirjanpito- ja verotuslainsäädännön tai muusta Myyntihai Oy:tä velvoittavasta laista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pidempään.
Oikeus tarkistaa ja muokata rekisterin tietoja, kielto-oikeus Rekisterin henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Rekisteröidyn henkilöllisyys pitää voida tunnistaa vahvasti. Henkilön pitää esittää voimassa oleva virallinen henkilötodistus. Rekisterinpitäjä toimittaa tiedot rekisteröidylle 30 päivän kuluessa pyynnön esittämisestä. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys Myyntihai Oy:öön.